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開米瑞浩の文書化能力向上

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開米瑞浩の文書化能力向上コラム

開米瑞浩の文書化能力向上コラムA

■文章を書くより図解のほうが簡単って本当?

「文章で説明する」よりも「図解するほうが、書くのも
読むのもずっと簡単」なケースは本当に多いのですが、
それはなぜでしょうか。

 

「文章を書くのが苦手」という人が書いた文章を読んで
みると、

 

  接続詞の使い方が下手
  指示代名詞が不明瞭
  その他全体としてギクシャクした言い回し

 

などの欠点が多く、確かに「読んでいて気持ちの良い文章」
にはなっていないものです。

 

でも、考えてみてください。
「接続詞」や「指示代名詞」は、そもそも「文章」を書かない
ときは必要ありません。

 

そもそも「接続詞」や「指示代名詞」というのは複数の要素
の間に因果関係や前後関係、位置関係など何らかの関係が
あるときに、必要になります。

 

ところが「図解」をするときは、それらの関係を表すのには
「接続詞」や「指示代名詞」を使わず、矢印を引いたり範囲を
囲って済ませてしまうことが多く、それだけで「文章」を書く
上での難関のうち2つが消えます。

 

しかも、「複数の要素間の関係」というのは、それが複雑で
あればあるほど、文章よりも図解したほうがはるかに分かり
やすくなります。

 

そんなわけで、「文章を書くより図解のほうが簡単」という
のは本当のことなんですね。

 

ちなみに、本稿の冒頭で

 

 "「文章を書くのが苦手」という人が書いた文章を読んでみる"

 

という一文がありましたが、この中に実は「ギクシャクした言い回し」
があります。
問題なのは、「文章」という単語が2回出ていること。
同じ表現を繰り返して使うと文が幼稚に見えるんですね。
そこで、ライティングのセオリーにしたがって書き直すとたとえば
こうなります。

 

 "「文章を書くのが苦手」という人が書いたものを読んでみる"

 

これで、「同じ表現の繰り返し」がなくなりました。
「良い文章」を書くためにはこういう細かなお約束を多数配慮して
いく必要がありますが、この種のお約束は内容とはまったく関係
なく、ただ単に「良い文章」を書くためだけに必要なものです。

 

さて、仕事をするために欠かせないのは、「良い文章」を書くことですか?
それとも、「必要な情報がわかりやすく伝わる文書」を書くことですか?

 

答えは明らかですね。「文章」では表現しにくいに内容まで、
無理に文章を使って書いても、その努力は報われません。

 

伝えたい情報が複雑になればなるほど、文章を書くより図解の
ほうが簡単になります。ぜひ、図解する習慣をつけておきま
しょう。

 

 

【追記】
「図解」をするための方法は、本コラムにてご紹介していきます。
また、実践的に学びたい方は、私が担当するビジネスリーダーズアカデミーの「図解」×「論理」講座もご活用ください。

 

http://www.kibanken.jp/nikkanbla/expert/category1/category23/entry9.html

 

開米瑞浩の文書化能力向上コラム

■文章だけの説明書に不満を感じていませんか?

業務手順の説明書、製品仕様の説明書、会社の規則の説明書
等々どんな会社にもさまざまな「説明書」がありますが、
それらの説明書を読むときに、何のストレスも感じずにスラスラ
読める、という文書の割合はどれぐらいありますか?

 

一読してもどういうことかよくわからない。
何度か読み直してやっと理解できたような気がする。
けれどそのつもりでいざ仕事をしてみると、3日経ってから
一部誤解があったことに気がついてやり直さざるを得ない。

 

こんな事態が実は日常的に起きていませんか?

 

会社にはさまざまな説明書があります。
そのかなりの割合は、社員のだれかが書いたものです。
それが分かりにくいことによる弊害は確実に存在しますが、
ひとつひとつはあまり目立ちません。
しかし、それが積み重なると多大な業務効率の低下をもたらす
だけでなく、「なかなか人材が育たない」という事態も
招いてしまいます。

 

これは困った、社員にロジカル・ライティングを学ばせよう、
というのも1つの有力な解決策です。
ただ、ロジカル系の講座については「ハードルが高そうで
尻込みしてしまう」とか「受講はしてみたけれど、現場で
使えそうな気がしない」という感想も多く、実践が難しい
ケースがあります。

 

そんなときは、「ロジックはいいからとにかく図解して
みる」というアプローチを試してみましょう。

 

「文章を書くのさえ苦手なのに図解なんてとても無理」
と思い込んでいる人も少なくありませんが、実際は
ただ単にやったことがないだけで、いざやってみれば
「文章で説明する」よりも「図解するほうが、書くのも
読むのもずっと簡単」なケースが本当に多いのです。

 

「ロジックはいいからとにかく図解」のアプローチは、
1日3分もあれば始められます。しかもそのほうが実は
「ロジック」をきちんと考えるためにも近道です。
ぜひ会社単位で習慣化してしまいましょう。

 

【追記】
「図解」をするための方法は、本コラムにてご紹介していきます。
また、実践的に学びたい方は、私が担当するビジネスリーダーズアカデミーの「図解」×「論理」講座もご活用ください。

 

http://www.kibanken.jp/nikkanbla/expert/category1/category23/entry9.html

 

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